Không phải ai cũng biết rõ các tiêu chí quan trọng trong lúc đi thuê văn phòng cho doanh nghiệp của họ. Nhằm giúp cho các doanh nghiệp khi đi thuê văn phòng tránh được những rủi ro trong quá trình tìm kiếm và đàm phán thuê văn phòng, chúng tôi xin chia sẻ đến quý Doanh Nghiệp về 10 điều bạn cần phải biết khi đi thuê văn phòng như sau:
1. Vị Trí Văn Phòng Cho Thuê
Khi đi thuê văn phòng thì tiêu chí đầu tiên mà bạn quan tâm đó là vị trí của tòa nhà văn phòng nơi bạn đang có nhu cầu tìm thuê. Vị trí tòa nhà ở đường nào? Phường nào? Quận nào? Mặt tiền đường hay trong hẻm, đường lớn hay nhỏ? 1 chiều hay 2 chiều? Ngoài ra thì bạn nên quan tâm tâm thêm về hướng của tòa nhà là hướng gì? “Nếu bạn quan tâm về phong thủy” và vị trí mặt bằng văn phòng của bạn định thuê ở tầng nào? Vị trí ở gữa hay góc? Có tầm nhìn thông thoáng hay không?
2. Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê
Mỗi tòa nhà đều có quy mô và mặt bằng sàn khác nhau, và mỗi chủ đầu tư có kế hoặc kinh doanh cho thuê văn phòng khác nhau, “Có tòa nhà thì chịu cắt diện tích thuê lớn nhỏ, có tòa lại chỉ cho thuê diễn tích lớn, nguyên sàn” do vậy bạn nên hỏi trước vấn đề diện tích văn phòng cho thuê tại tòa nhà đó có đáp ứng được nhu cầu cần thuê văn phòng của bạn hay không? Tránh tình trạng mọi thứ đã ok hết về vị trí, quy mô, giá thuê, điều kiện thuê đã đáp ứng hết nhưng mỗi diện tích lại không cắt hoặc không đủ thì bạn sẽ mất thời gian đi xem và đàm phán.
3. Giá Cho Thuê Văn Phòng
Đây là một trong những tiêu chí rất quan trọng bạn cần phải biết rõ trước khi đi xem và quyết định thuê văn phòng. Bởi vì giá thuê văn phòng có nhiều tiêu chí tác động đến giá thuê tổng thể, giá thuê văn phòng đã bao gồm phí quản lý chưa? Đã bao gồm thuế VAT chưa? Đã bao gồm chi phí điện lạnh trong giờ hành chính chưa? Và một điều bạn phải làm rõ trước là tỷ giá thuê là như thế nào? Vì đa phần giá thuê niêm yết bằng dolla, Vậy bạn cần phải làm rõ nhé.
4. Điều Kiện Thuê Văn Phòng
Nhiều người chưa làm rõ điều kiện thuê văn phòng đã vội vã đặt cọc thuê văn phòng đến khi ký hợp đồng thuê lòi ra một mớ điều khoản không như mong đợi dẫn đến xung đột trong quá trình thuê văn phòng. Vậy điều kiện thuê văn phòng bạn nên lưu lý là gì?
Thứ nhất là: Thời Hạn thuê văn phòng là bao nhiêu năm? Mỗi tòa nhà đều có thời hạn thuê văn phòng khác nhau, có tòa nhà thì hợp đồng từ 1-2 năm, có tòa nhà thì phải từ 3 – 5 năm hoặc dài hơn.
Thứ hai là: Điều kiện thanh toán như thế nào? Cụ thuể là tiền đặt cọc bao nhiêu tháng, thanh toán tiền thuê bao nhiêu tháng một lần? Có tòa nhà yêu cầu đặt cọc 3 tháng tiền thuê, có tòa nhà lại 1-2 tháng tùy vào thời hạn thuê.
5. Các Chi Phí Khác Liên Quan Đến Việc Thuê Văn Phòng
Rất nhiều chi phí bạn phải biết và làm rõ với tòa nhà như:
Chi Phí Để Xe và Chỗ Để Xe:
Chi phí để xe là bao nhiêu tiền? xe máy bao nhiêu tiền 1 tháng/xe, xe oto bao nhiêu tiền /tháng. Và cụ thể số lượng xe được đặt trong tòa nhà là bao nhiêu? Mỗi tòa nhà đều có quy mô khác nhau, tại TPHCM hiện tại các tòa nhà tại trung tâm thành phố, quận 1,3… Đa phần là không đáp ứng được chỗ để xe cho các doanh nghiệp thuê văn phòng trong tòa nhà, do vậy họ quy định số lượng để xe theo diện tích văn phòng mà doanh nghiệp đó thuê. Thông thường văn phòng hạng A, Hạng B thì mỗi 20 – 30m2 cho thuê sẽ được 1 chỗ để xe máy, và 200 – 300m2 cho thuê sẽ được 1 chỗ để oto.
Chi Phí Làm Việc Ngoài Giờ:
Ngoài chi phí để xe ra bạn cần biết rõ chi phí làm việc ngoài giờ thì tòa nhà họ tính như thế nào? Thông thường tại TPHCM thì chi phí này sẽ tính thêm theo giờ với các tòa nhà hạng A, B. Vì phát sinh chi phí vận hành, quản lý tòa nhà nên chủ tòa nhà sẽ thu thêm, mỗi tòa nhà có một mức phí làm việc ngoài giờ khác nhau, hãy làm rõ với chủ tòa nhà.
Chi Phí Quản Lý:
Phí quản lý là một trong những chi phí rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thuê văn phòng tổng thể, phí quản lý cũng phản ánh được chất lượng dịch vụ của tòa nhà, và quy mô của tòa nhà văn phòng đó như thế nào? Với các loại văn phòng hạng A, hạng B tại TPHCM thì mức phí quản lý được tính trên mỗi mét vuông trên tháng thường từ 5-7 $/m2/tháng. Với văn phòng hạng thấp hơn thì từ 2-3 $/m/tháng. Phí quản lý dùng để chi trả cho các hoạt động vận hành tòa nhà như: Chi phí bảo vệ, chi phí cho lễ tân, chi phí cho lao công dọn dẹp khu vực công cộng, hành lang, lối đi, khu vực vệ sinh công cộng, tiền nước sử dụng chung, tiền điện cho thang máy, hệ thống đèn chiếu sáng, tiền dầu cho hệ thống máy phát điện dự phòng, và nhiều chi phí khác…
Thuế Giá Trị Gia Tăng “VAT”
Đây cũng là một loại chi phí phát sinh làm gia tăng giá thuê văn phòng hàng tháng cho doanh nghiệp của bạn khi đi thuê văn phòng, vậy bạn sẽ phải làm rõ với chủ tòa nhà trước khi thuê.
6. Quy Mô Của Tòa Nhà Văn Phòng
Một tiêu chí rất quan trọng đối với quyết định thuê văn phòng của bạn. Vậy về quy mô tòa nhà bạn nên chú ý các thông số nào? Đây là một số thông tin bạn cần phải biết: Diện tích khuôn viên của tòa nhà, Số tầng của tòa nhà, độ cao trần, diện tích mỗi sàn? Sơ đồ bố trí mặt bằng tòa nhà, số lượng tháng máy, lối thoát hiểm…
7. Trang Thiết Bị Của Tòa Nhà
Bạn nên chú ý kỹ các trang thiết bị của tòa nhà nơi bạn có ý định thuê. Bạn xem tòa nhà văn phòng đó có số lượng thang máy như thế nào? Bao nhiêu thang máy? Thang máy loại gì? Trọng tải bao nhiêu? Mới hay cũ. Hệ thống máy phát điện dự phòng loại gì? Công suất bao nhiêu? Hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động có không? Hệ thống Camera giám sát tại các sàn văn phòng có không? Trần, sàn văn phòng có hoàn thiện hay không?
8. Tiện ích của tòa nhà
Tiện ích của tòa nhà rất quan trọng đối với hoạt động tại văn phòng của bạn? những tiện ích cơ bản để bạn và nhân viên của bạn sử dụng ngoài các tiện ích về trang thiết bị của tòa nhà ra thì còn một số tiện ích sau: Tòa nhà có nơi để ăn uống không? Có quán café, có quan ăn, nhà hàng bên trong tòa nhà hay bên cạnh hay không? Có ngân hàng để bạn giao dịch tiền tệ hay không? Chỗ để xe có thoái mái không? Hay gần chỗ để xe không?…
9. Pháp Lý Của Tòa Nhà Như Thế Nào?
Đừng quên tiêu chí quan trọng này nhé, Bạn phải xem tòa nhà mà bạn định thuê có phải là tòa nhà có công năng là tòa nhà văn phòng không? “Hãy xem phần mục đích sử dụng trên Giấy Chứng Nhận Quyền Sử Dụng Đất, Quyền Sở Hữu Nhà và Tài Sản Gắn Liền Với Đất” Kiểm tra xem tòa nhà này có bị tranh chấp gì không? Kiểm tra xem doanh nghiệp cho thuê văn phòng có chức năng kinh doanh bất động sản không?
10. Quy Trình Thủ Tục Cho Thuê Văn Phòng
Không phải ai cũng biết rõ quy trình thủ tục thuê văn phòng, VNREAL JSC sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình này: Sau khi bạn đã tìm hiểu kỹ các thông tin ở trên và quyết định chọn thuê văn phòng tại tòa nhà bạn đã chọn thì bạn sẽ phải tiến hành đặt cọc thuê văn phòng trước khi chuyển tiền đặt cọc bạn yêu cầu ký vào thỏa thuận đặt cọc “hay còn gọi là thư chào giá” ở đây nêu rõ tất cả các điều khoản chính mà hai bên đã thống nhất để đưa vào hợp đông thuê văn phòng ký sau này. Sau khi đặt cọc xong thì đến bước ký hợp đồng thuê văn phòng chính thức bạn có 2 sự lựa chọn: 1 là bạn ký hợp đồng giữa hai doanh nghiệp với nhau, nếu chủ tòa nhà có đầy đủ pháp nhân để ký hợp đồng trực tiếp. 2 là bạn sẽ ký hợp đồng thuê công chứng. Pháp luật hiện hành quy định không bắt buộc ký hợp đồng thuê công chứng. Hợp đồng thuê ký trực tiếp vẫn có giá trị pháp lý nếu hợp đồng đó đúng theo quy định của pháp luật.
Theo: Trang mạng
