Để chọn được một văn phòng tốt, giao thông thuận tiện và đặc biệt là phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề nan giải cho rất nhiều doanh nghiệp, ví dụ như một vị trí không thích hợp sẽ gây hậu quả không nhỏ đến quá trình phát triển cho doanh nghiệp.
Hầu hết các chủ nhà thường thích ký hợp đồng cho thuê từ 3-5 năm, trong bài viết này chúng tôi chia sẻ cho bạn một số tiêu chí trước khi bạn ký vào hợp đồng thuê nhà:
1. Có phải vị trí văn phòng thích hợp cho sự doanh nghiệp phát triển?
Bất kỳ công ty nào cũng cần phải xem xét không chỉ giới hạn ở nhu cầu thuê nhà, mà còn về mặt phát triển công ty trong tương lai, ngoài ra còn có nhiều yếu tố khác cũng có thể ảnh hưởng trong quá trình thuê nhà. Nếu bạn không đủ khả năng để thuê một không gian văn phòng tốt, thì bạn hãy cố gắng thương lượng để thời hạn thuê văn phòng của bạn ngắn hơn, hoặc thêm một điều kiện trong hợp đồng là bạn có quyền nhận được quyền lợi ưu tiên nếu không gian văn phòng bên cạnh cho thuê lại.
2. Vị trí của các nhân viên chủ chốt đã phù hợp chưa?
Trước khi thuê văn phòng, bạn nên xem xét lại nơi ở nhân viên chủ chốt đi lại văn phòng có thuận tiện không? Không gian văn phòng có phù hợp với họ không? Vì nếu quá trình đi lại bất tiện và tốn kém sẽ khiến họ kiếm công việc khác. Peter G. Riguardi, Chủ tịch vùng New York – Công ty Jones Lang Lassalle đưa ra một lời khuyên: “Hãy cân nhắc kỹ khi chuyển đổi văn phòng, bạn sẽ gặp rủi ro cao về nhân viên chủ chốt.”
3. Vị trí văn phòng thuận tiện cho khách hàng chưa?
Ai cũng muốn văn phòng của mình nằm ở vị trí thuận lợi để dễ dàng tương tác với khách hàng. Nếu bạn chọn vùng ngoại ô để tiếp kiệm chi phí hơn vùng đô thị. Hãy cân nhắc xem chi phí thấp có bù đắp lại sự mất mát khách hàng không. Tuy trong thời đại công nghệ mọi người có thể tương tác qua ứng dụng Skype, nhưng điều quan trọng là bạn phải quản lý được các cuộc họp của mình.
4. Hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng như thế nào?
Hãy nghĩ về hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng thông qua vị trí đặt trụ sở. Nếu văn phòng của bạn có nhiêu phòng ban, đó là điều chứng tỏ thu nhập trong công ty của bạn. Riguardi đưa ra gợi ý: “Tôi đã thấy các công ty dành một không gian xa hoa mà họ rất tự hào. Họ mời khách hàng xem nó, và các khách hàng tự hỏi liệu họ có trả tiền quá nhiều cho các dịch vụ của họ không. Mặt khác, nếu bạn không chi tiêu đủ, mọi người có thể thắc mắc về tài chính của công ty bạn.
5. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ và chi phí cộng thêm đã phù hợp chưa?
Tính toán toàn bộ chi phí thuê mặt bằng, tiện ích, chi phí xây dựng, chi phí vận chuyển và các chi phí khác có thể không rõ ràng. Bởi vì có thể có chi phí cộng thêm, Riguardi đưa ra lời khuyên: “Bạn nên thuê một nhà môi giới chuyên nghiệp để giúp bạn hiểu tổng số tiền phải trả. Bạn phải xem xét các chi phí liên quan đến việc di chuyển, thậm chí phục hồi không gian bạn đang di chuyển”.
6. Chỗ đậu xe như thế nào?
Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho doanh nghiệp bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cấu của doanh nghiệp luôn vượt quá số chỗ quy đinh đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho doanh nghiệp bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.
7. Quy định của chủ đầu tư có phù hợp với doanh nghiệp không?
Trước khi chọn một tòa nhà, hãy đảm bảo rằng chủ nhà phải chịu trách nhiệm tuân thủ luật trong hợp đồng. “Đây có thể là một chi phí rất lớn.” Ví dụ, luật quy định rằng cửa ra vào cho các dãy văn phòng phải rộng ít nhất 32 inch và yêu cầu ít hơn năm pound để được mở, trong khi thảm ở các khu vực mở cửa cho công chúng phải được bảo đảm xuống sàn với một cọc nhỏ hơn một nửa một inch.
8. Doanh nghiệp của bạn có thể chia sẻ văn phòng với doanh nghiệp khác không?
Chia sẻ văn phòng với một công ty khác sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền không chỉ đối với tiền thuê văn phòng, mà còn về chi phí của các khu vực chung như nhà bếp và phòng tắm, Clark đưa ra gợi ý: “Với mục đích giới thiệu công ty, đó là ý tưởng để chia sẻ văn phòng với các doanh nghiệp khác, chẳng hạn như một kiến trúc sư với một người xây dựng hoặc một công ty PR với một nhà thiết kế web. Nên có một thỏa thuận chính thức giữa người thuê nhà, ngay cả khi nó là tháng này sang tháng khác. Ngoài ra, nếu nó phù hợp với bạn, bạn muốn đảm bảo cho thuê trên không gian bạn đang chia sẻ sẽ không hết hạn sớm”.
9. Bạn sẽ làm gì nếu bạn bán công ty đang trong quá trình thuê nhà?
Nếu bạn hy vọng bán công ty của bạn, hãy chắc chắn rằng hợp đồng thuê nhà rõ ràng về trách nhiệm của chủ sở hữu, Hughes đưa ra lời khuyên: “Nhiều hợp đồng cho thuê buộc công ty ban đầu và chủ sở hữu của nó phải chịu trách nhiệm trong tương lai nếu người thuê nhà trong tương lai không thực hiện.” Không có gì hạnh phúc khi bán công ty của bạn chỉ để tìm ra hai năm sau đó người mua đã không trả tiền thuê nhà và bây giờ chủ nhà đến tìm bạn vì hợp đồng cho thuê chưa thanh toán,” Hughes nói.
10. Làm thế nào để đàm phán tiến độ thanh toán và đặt cọc sao cho hợp lý
Điều cuối cùng bạn muốn là để có thể nhanh chóng thiết lập văn phòng, nhưng sau đó bạn tìm thấy ở phần cuối của hợp đồng thuê nhà của bạn rằng chủ nhà của bạn đang thuê không gian cho người khác hoặc cướp đường thuê lên. Clark đề xuất ngôn ngữ đàm phán trong hợp đồng thuê ban đầu cho bạn tùy chọn gia hạn. Mặc dù tỷ lệ cho thuê thường được thương lượng tại thời điểm gia hạn, bạn cũng có thể thử trong hợp đồng ban đầu để tăng bất kỳ mức tăng nào không quá 5 phần trăm. “Bất động sản đang hồi phục ở nhiều khu vực, có nghĩa là giá thuê đang tăng lên”, Clark nói. “Nếu bạn có thể kiểm soát bao nhiêu, đó là một cây gậy trong tòa án của bạn.”
Theo: Báo mạng
